5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công

Địa điểm tổ chức sự kiện có phải yêu cầu quan trọng nhất để tạo nên sự thành công của một sự kiện? Đối với sự kiện của công ty bạn cần chuẩn bị và thực hiện những hạng mục nào để có bản đồ chỉ dẫn thực hiện suôn sẻ nhất. Trong phạm vi bài viết sau đây, Amedio Media sẽ chia sẻ tới bạn 5 yếu tố bắt buộc phải rõ ràng trước khi tiến hành chương trình.

5 yếu tố cần thiết để tổ chức sự kiện công ty thành công

1. Chủ đề chính của sự kiện (Concept)
2. Màu sắc chủ đạo (Theme)
3. Đối tượng tham gia chương trình
4. Địa điểm tổ chức sự kiện
5. Thời gian và thời lượng diễn ra chương trình

Hãy cùng Amedio Media làm rõ những yêu cầu trên ngay sau đây:

1. Chủ đề chính của sự kiện (Concept)

Khi sự kiện được công ty đồng ý tổ chức, nghĩa là sự kiện đó có tầm quan trọng đối với công ty. Do đó, căn cứ vào mục đích tổ chức của công ty, bạn sẽ phải chọn lấy một hình ảnh đại diện, một tên gọi phù hợp và một câu slogan ấn tượng, dễ nhớ để toát lên thông điệp của sự kiện đó. Những điều này được hiểu chung là chủ đề chính hay còn gọi là “Concept”. Đây là sẽ khung xương sống, yếu tố cốt lõi để bạn có thể phát triển kịch bản chương trình, những hoạt động nhỏ lẻ trong sự kiện.

Xây dựng concept ý nghĩa, phù hợp với mục đích tổ chức của sự kiện

Đối với tiệc công ty, tính thường xuyên của sự kiện được diễn ra không nhiều. Do đó, việc tạo concept độc đáo, mới lạ và ý nghĩa là điều quan trọng hơn bao giờ hết.

Ví dụ, tiệc tất niên, tổng kết cuối năm thường là thời điểm để toàn thể mọi người có thể ngồi lại và kết nối với nhau, mong muốn lưu giữ những kết quả thành công đã làm được trong năm và kỷ niệm cùng với đồng nghiệp, đối tác. Do đó, concept ý nghĩa sẽ làm nên một sự kiện thành công và có thể khiến cho mọi người cảm nhận được ngay khi vừa bắt đầu buổi tiệc, cho đến lúc kết thúc vẫn còn lưu luyến ở lại.

Xem thêm: Bật mí những kinh nghiệp chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp

2. Màu sắc chủ đạo (Theme)

Để khắc họa nên concept rõ ràng, bạn cần có hình ảnh và những màu sắc cụ thể. Và tông màu chủ đạo (theme) là yếu tố tiếp theo để bạn có thể thiết kế và trang trí không gian của sự kiện.

Lựa chọn theme phù hợp với concept chương trình

Lựa chọn theme cho sự kiện, bạn nên lưu ý những điều sau:

• Màu sắc chính có thể đại diện, phù hợp với concept đã đưa ra.
• Màu sắc phối cùng với màu sắc chính phải hài hòa, không tạo sự đối lập.
• Màu sắc phụ không quá nhiều và không nổi bật hơn tông màu chính đã chọn.
• Đồng nhất màu sắc của các vật trang trí như backdrop, banner,… theo thiết kế.

Xem thêm: 27 Bước tổ chức hội nghị đầy đủ từ A đến Z để sự kiện 

3. Đối tượng tham gia chương trình

Thành phần tham gia chương trình là yếu tố thứ ba để góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Đối với sự kiện của công ty, bạn nên đảm bảo sự có mặt của những bộ phận sau:

Thống kê thành phần tham gia sự kiện để sắp xếp chỗ ngồi hợp lý

• Ban giám đốc, chủ tịch, cổ đông của công ty
• Các phòng ban trong công ty
• Đối tác của công ty
• Khách mời của công ty
• Đại diện của báo chí đưa tin về sự kiện của công ty
• Nhân sự thực hiện chương trình (MC, PG,….)

4. Địa điểm tổ chức sự kiện

Căn cứ vào số lượng người tham gia chương trình, bạn sẽ xác định được quy mô sự kiện của mình. Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, dưới đây là một số yếu tố bạn cần xem xét:

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

• Diện tích không gian có sức chứa đủ thoải mái cho tổng số người tham gia chương trình.
• Không gian trong và ngoài của địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tính chất sự kiện.
• Bố cục, thiết kế tòa nhà của địa điểm dự kiến thuê có thuận tiện cho các hoạt động tổ chức của chương trình
• Trang thiết bị, cơ sở vật chất có chất lượng tốt.
• Lối ra vào rộng rãi, bãi đỗ xe thoải mái cho cả xe máy và ô tô.
• Vị trí địa lý của địa điểm tổ chức sự kiện dễ dàng để tìm kiếm, di chuyển.

>> Tham khảo: Dịch vụ sự kiện uy tín, chuyên nghiệp dành cho công ty.

5. Thời gian và thời lượng diễn ra chương trình

Xác định thời điểm diễn ra sự kiện cụ thể và ước lượng thời gian “chạy” chương trình hợp lý là điều kiện để bạn quản lý sự kiện và đặt thuê địa điểm hợp lý.

Ngoài ra, bạn cần dự trù khoảng thời gian chuẩn bị, setup, vận chuyển vật dụng để thỏa thuận khi ký hợp với bên cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện của mình. Nếu nhà cung ứng cho thuê mặt bằng theo giờ, bạn cần kiểm soát số giờ để không phải mất thêm phí phát sinh.

Trên đây là 5 yếu tố mà  Amedio Media chia sẻ để giúp các bạn định hướng rõ ràng cho sự kiện của công ty mình. Hy vọng với những gợi ý trên sẽ giúp các bạn có được kịch bản chung rõ ràng và tạo nên sự kiện thành công cho công ty.

Vui lòng để lại thông tin cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ phản hồi thông tin tới bạn sớm nhất có thể.