5 lưu ý khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm cho công ty

Hội nghị tổng kết cuối năm của công ty là sự kiện được diễn ra hằng năm. Do vậy, quy trình thực hiện chương trình sẽ được ban tổ chức nắm chắc. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công và có được sự đổi mới thì Amedio Media sẽ nêu ra 6 lưu ý quan trọng dưới đây.

1. Xây dựng chủ đề cho buổi hội nghị tổng kết cuối năm

Mỗi sự kiện diễn ra đều nhắm  tới một mục đích cụ thể. Do đó, với buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty, bạn nên chuẩn bị một chủ đề thật rõ ràng. Thể hiện từ tên chương trình đến slogan để truyền tải thông điệp đến toàn thể người tham gia. Từ thiết kế chương trình đến màu sắc trang trí cần đồng bộ với nhau để toát lên hình ảnh thực tế giúp mọi người dễ dàng hình dung.

Có chủ đề cụ thể cho buổi nghị tổng kết cuối năm của công ty

Dù bạn tự thực hiện hay thuê dịch vụ tổ chức hội nghị thì việc hình thành chủ đề chương trình từ trước là điều bắt buộc để có được buổi hội nghị tổng kết thành công. Bởi chủ đề như là “linh hồn” quan trọng của cả sự kiện, là kim chỉ nam để bạn phát triển và xây dựng kịch bản thực hiện về sau.

Song song với đó, việc chuẩn bị concept cho hội nghị cũng rất quan trọng. Nếu nói nội dung và chủ đề là “linh hồn” của bữa tiệc thì concept chính là tính cách của sự kiện. Concept sẽ khiến khách mời bị thu hút và nhớ về sự kiện nhiều hơn. Ngoài ra, khi lựa chọn concept thì dù là môi trường doanh nghiệp, bạn cũng không nên quá cứng nhắc, bạn có thể chọn một vài concept đơn giản, tinh tế nhưng cũng có thể chọn một phong cách lãng mạn hài hước. Vì vậy, hãy dựa vào chủ đề hội nghị để phát triển concept của mình sao cho phù hợp nhé!

> Xem thêm: 27 bước tổ chức hội nghị hoàn hảo từ A đến Z.

2. Tập trung vào đối tượng tham gia để phát triển kịch bản

Bất kì sự kiện nào cũng cần được chuẩn bị chu đáo nhưng nếu không có nhiều người hưởng ứng thì sự kiện đó sẽ không thể thành công tốt đẹp. Những thông điệp muốn truyền tải sẽ không tới được với đối tượng mục tiêu. Hay chương trình sẽ có những khoảng thời gian “chết” khiến mọi người im lặng trong nhiều phút. Đó đều là những điều mà không một người nào làm sự kiện mong muốn.

Xây dựng kịch bản chương trình xuất phát từ đối tượng tham gia

Vì vậy, để buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty không rơi vào “giây phút trầm lắng” thì bạn cần tập trung vào việc phát triển nội dung. Lấy khán giả (những người tham gia trong ngày hôm đó) làm trung tâm và tìm hiểu nhu cầu của họ. Có thể tiến hành những cuộc khảo sát nhỏ để thu thập thông tin. Sau đó, tìm kiếm những hoạt động thích hợp để đưa vào bản kế hoạch.

Ngoài ra, bạn cần kết hợp những điều thú vị để tăng tương tác cũng như khiến không khí tiệc thêm phần sôi động. Việc xây dựng một vài khoảnh khắc nhìn về một năm đầy thú vị của công ty cũng là một ý tưởng không tồi. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một số mini game nho nhỏ để khiến khách mời thấy vui vẻ, thoải mái hơn với buổi hội nghị. Chương trình để tuyên dương những nhân viên đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình cũng là một ý tưởng đầy thú vị.

Thấu hiểu đối tượng tham gia thôi chưa đủ, bạn cần phải truyền thông, giới thiệu những điểm đặc sắc nhất của chương trình tới công chúng. Mức độ quảng bá sự kiện sẽ tùy thuộc vào quy mô và mục đích. Đó có thể là giới thiệu trên website, Fanpage của công ty, sử dụng hình thức gửi mail, hoặc lớn hơn là nhờ tới bên thứ ba (cơ quan báo chí).

Thông báo thông tin diễn ra buổi hội thảo từ 3 – 4 tuần 

Việc thu hút người tham gia đông đủ trong ngày diễn ra sự kiện sẽ cần có thời gian và tốn ít nhất một khoản chi phí. Do đó, bạn nên thực hiện việc truyền thống ít nhất là 3 – 4 tuần và dự trù một khoản kinh phí cho các hạng mục in ấn như poster, standee,…

Ngoài ta, việc hiểu đúng về đối tượng tham gia sự kiện sẽ giúp bạn sử dụng, chọn lọc từ ngữ phù hợp khi xây dựng kịch bản. Điều này cũng sẽ tạo sự thoải mái cho mọi người và giúp người tham gia dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những nhân tố tạo đà để sự kiện thành công. Bởi một vị trí lợi thế sẽ thuận lợi trong công tác chuẩn bị và thực hiện cho ban tổ chức. Đồng thời, thuận lợi với đại đa số người tham gia khi di chuyển đến nơi diễn ra sự kiện.

Chú ý lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm phù hợp

Dưới đây là những yếu tố bạn cần xem xét khi khảo sát địa điểm trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.

• Diện tích sảnh tổ chức, không gian có sức chứa đủ thoải mái với số lượng người tham gia.
• Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị còn mới và có đầy đủ tiện nghi.
• Hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng.
• Có cho thuê màn hình LED.
• Có chỗ đỗ xe rộng rãi cho cả xe máy và ô tô.
• Lối đi rộng và bố trí khu vực sân khấu an toàn.
• Trang trí sảnh tiệc của hội nghị.
• Các dịch vụ đi kèm tại nơi tổ chức hội nghị.

Đặc biệt mỗi khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị, bạn cần tham khảo nhiều nguồn tin khác nhau từ các thông tin trên công cụ tìm kiếm, những đánh giá trên mạng xã hội sẽ giúp bạn chọn lọc ra những địa điểm phù hợp. Ngoài ra, để chắc chắn nhất, khách hàng nên đến tận nhà hàng hội nghị để khảo sát trực tiếp về chất lượng cũng như tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ.

4. Phân chia thời gian thực hiện các hoạt động hợp lý

Với kế hoạch đã xây dựng, việc phân bố thời gian thực hiện các hoạt động khá quan trọng. Vì vậy, có một timeline về các hạng mục sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và bám theo lịch để thực hiện mà không bỏ sót.

Thứ tự các công việc cần thực hiện bạn hãy sắp xếp dựa theo tính khẩn cấp và tính quan trọng của sự kiện. Ví dụ, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có yếu tố chi phối đến khâu trang trí và chuẩn bị các hoạt động. Do đó, bạn nên ưu tiên thực hiện khảo sát địa điểm từ sớm.

Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp thời gian hợp lý và ổn định một chút. Nếu có vấn đề phát sinh, bạn có thể dễ dàng phân bổ và sắp xếp lại thời gian một cách hợp lý. Đừng quên dành từ 2 đến 3 ngày để xác nhận lại tổng thể tất cả dịch vụ, kế hoạch đã được sắp xếp. Nhất là vào thời điểm hội nghị sắp diễn ra, điều này sẽ tạo sự đảm bảo cho sự kiện của bạn.

> Có thể bạn quan tâm: Tất tần tật về cách tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp.

5. Thực đơn cho buổi hội nghị

Trong những buổi hội có thời gian diễn ra trong nhiều giờ thì ban tổ chức sẽ phải chuẩn bị thêm tiệc tea-break hoặc finger food. Còn đối với các sự kiện dài hơi hơn hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thiết đãi khách hàng, bạn có thể đặt trước các bàn tiệc thiết đãi họ. Tùy vào tính chất sự kiện mà bạn có thể đưa ra quyết định khác nhau. Tuy nhiên nếu hội nghị tổng kết cuối năm của bạn kết hợp với Year End Party, thì việc đãi tiệc khách mời là điều không thể thiếu.

Ngoài ra còn Thuê Đơn Vị Quay Phim, Chụp Ảnh Chuyên Nghiệp

• Hội nghị cuối năm là dịp đặc biệt để ghi lại dấu ấn trong hành trình phát triển của công ty. Vì vậy, việc thuê đơn vị chuyên nghiệp quay phim, chụp ảnh là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng. Amedio Media với đội ngũ phó nháy giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn lưu giữ những khoảnh khắc ý nghĩa nhất của hội nghị. Với các gói dịch vụ đa dạng và phong cách chụp ảnh sáng tạo, Amedio Media sẽ mang đến cho công ty bạn những bức ảnh và video chất lượng, thể hiện đẳng cấp và chuyên nghiệp.

Giới Thiệu Dịch Vụ Quay Phim, Chụp Ảnh Sự Kiện Amedio Media và Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Amedio Agency

Amedio Media là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ quay phim, chụp ảnh sự kiện, đặc biệt là các hội nghị tổng kết cuối năm. Với kinh nghiệm trong việc ghi lại những khoảnh khắc quan trọng, chúng tôi cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn bộ ảnh, video sự kiện chất lượng cao, thể hiện đúng tinh thần và giá trị của sự kiện.

Ngoài ra, Amedio Agency cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A đến Z. Từ lập kế hoạch, quản lý ngân sách, đến triển khai sự kiện, Amedio Agency luôn đảm bảo mang đến giải pháp tối ưu, giúp sự kiện diễn ra thành công và để lại dấu ấn tốt đẹp. Đội ngũ Amedio sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng bạn để sự kiện không chỉ chuyên nghiệp mà còn độc đáo, ấn tượng.

Với Amedio Media và Amedio Agency, mọi công đoạn từ tổ chức đến ghi lại dấu ấn sự kiện đều được thực hiện chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn có một hội nghị tổng kết cuối năm trọn vẹn và thành công.

Vui lòng để lại thông tin cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ phản hồi thông tin tới bạn sớm nhất có thể.